Minister of Trade Regulation No. 48 of 2022 on Archiving Management within the Ministry of Trade
© 2026 KBLI.CO.ID. Hak cipta dilindungi.
Ringkasan plain-English atas substansi peraturan dan dampaknya pada operasi PT PMA.
Minister of Trade Regulation No. 48 of 2022 outlines the framework for archiving management within the Ministry of Trade (Kementerian Perdagangan). This regulation is primarily aimed at ensuring that all documents and records generated by the Ministry are properly managed, stored, and accessible. It affects all personnel and departments within the Ministry, as well as any external parties that may interact with the Ministry's records. Key obligations under this regulation include the establishment of systematic archiving processes, adherence to specific retention periods for various types of documents, and the implementation of security measures to protect sensitive information. The regulation also emphasizes the importance of digital archiving and the use of technology to enhance efficiency in record management. This regulation interacts with other related regulations concerning data protection and public access to information, ensuring that while records are preserved, they are also available for public scrutiny where appropriate. Foreign investors engaging with the Ministry of Trade should be aware of these archiving practices, as they may impact the retrieval of information relevant to their business operations in Indonesia.
Teks lengkap diekstrak dari PDF resmi (80K karakter). Untuk dispute hukum, rujuk sumber resmi JDIH BPK di tautan bawah.
1. Pasal 17 ayat (3) Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945;
2. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang
Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
a. bahwa untuk menjamm ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya, mendinamiskan sistem
kearsipan yang sesuai dengan perkembangan, dan
keseragaman pengelolaan kearsipan di lingkungan
Kementerian Perdagangan, perlu menyelenggarakan
kearsipan yang sesuai dengan perkembangan dan
kebutuhan organisasi Kementerian Perdagangan;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan
Menteri Perdagangan ten tang Penyelenggaraan
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Perdagangan;
MENTER! PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,
Mengingat
Menimbang
PERATURAN MENTER! PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 48 TAHUN 2022
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERDAGANGAN
DENGAN RAHMATTUHAN YANG MAHA ESA
MENTER! PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
-- 1 of 98 --
Pasal 1
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
BAB I
KETENTUANUMUM
DI LINGKUN GAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
KEMENTERIAN PERDAGANGAN.
TENTANG PERDAGANGAN MENTE RI PERATURAN
MEMUTUSKAN:
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5. Peraturan Presiden Nomor 11 Tahun 2022 tentang
Kementerian Perdagangan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2022 Nomor 19);
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 41 Tahun
2015 tentang Pengelolaan Arsip Terjaga (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1388);
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 37 Tahun
2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1787);
8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 9 Tahun 2018
tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 818);
9. Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 29 Tahun 2022
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Perdagangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2022 Nomor 492);
Menetapkan
-- 2 of 98 --
penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
7. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
8. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh
pencipta Arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi
baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
ANRI dan/ atau lembaga Kearsipan.
9. Arsip Terjaga adalah Arsip yang berkaitan dengan
keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.
frekuensi yang Arsip adalah Aktif 6. Arsip
1. Arsip Kementerian Perdagangan yang selanjutnya
disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh Kementerian
Perdagangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan
Arsip.
3. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya
disingkat ANRI adalah lembaga Kearsipan berbentuk
lembaga pemerintah nonkementerian yang
melaksanakan tugas negara di bidang Kearsipan yang
berkedudukan di ibukota Negara.
4. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan
selamajangka waktu tertentu.
5. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui,
dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau
hilang.
-- 3 of 98 --
10. Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan, dibuat,
atau diterima serta disimpan dalam format elektronik.
11. Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur
yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk
memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip
Vital pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah
musibah.
12. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara
berjenjang dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi
kementerian menjadi beberapa kategori unit informasi
Kearsipan.
13. Pola Klasifikasi adalah suatu pola atau bagan yang
berupa daftar pengelompokan subyek yang dibuat
secara berjenjang berdasarkan tugas dan fungsi
organisasi dan dibuat secara logis dan sistematis.
14. Kode Klasifikasi adalah simbol atau tanda pengenal
suatu struktur fungsi yang digunakan untuk
membantu menyusun tata letak identitas Arsip.
15. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan
jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif
dari unit pengolah ke unit Kearsipan, pemusnahan
Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan
Arsip Statis kepada lembaga Kearsipan.
16. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat
JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi mengena:
penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman Penyusutan Arsip dan
penyelamatan Arsip.
17. Pemusnahan Arsip adalah tindakan atau kegiatan
menghancurkan secara fisik Arsip yang sudah
berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai
gun a.
18. Berkas adalah suatu himpunan Arsip yang dapat
ditata secara dosier, rubrik, atau seri.
-- 4 of 98 --
urusan pemerintahan di bidang perdagangan.
23. Sekretariat Jenderal adalah Sekretariat Jenderal
Kementerian.
24. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Sekretariat
Jenderal yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan Kearsipan secara menyeluruh
dilingkungan Kernen terian.
25. Unit Kearsipan I adalah unit kerja pada Sekretariat
Jenderal yang mempunyai tugas dan tanggungjawab
dalam penyelenggaraan Kearsipan secara menyeluruh
di lingkungan Kementerian.
27. Unit Kearsipan II adalah unit kerja pada Sekretariat
Jenderal dan unit kerja pada sekretariat pimpinan
tinggi madya Kementerian yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan di
lingkungan unit kerja pimpinan tinggi madya masing-
masmg.
28. Unit Kearsipan III adalah unit kerja yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan
Kearsipan di lingkungan unit pelaksana teknis.
29. Unit Pengolah adalah unit kerja yang berada pada
Unit Kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
30. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi
di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui
21. Kementerian adalah kemen terian yang
menyelenggarakan urusan pemerin tahan di bi dang
perdagangan.
22. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan
19. Indeks adalah tanda pengenal Arsip yang merupakan
alat bantu dalam penemuan kembali Arsip.
20. Tunjuk Silang adalah alat yang berfungsi
menghubungkan Arsip yang memiliki keterkaitan
informasi, dapat dituangkan atau ditulis baik dalam
folder maupun dalam bentuk lembaran yang
diletakkan dalam folder.
-- 5 of 98 --
Pasal2
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian
bertujuan untuk:
pendidikan formal dan/ a tau pendidikan dan
pelatihan Kearsipan serta mempunyai tugas, fungsi,
dan tanggung jawab melaksanakan tugas Kearsipan.
31. Pencipta Arsip adalah Unit Pengolah dan Unit
Kearsipan dalam melaksanakan tugas dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
32. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil
dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta
keberadaan sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan Arsip.
33. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan fisik
dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi
keamanannya.
34. Fumigasi adalah suatu tindakan untuk mencegah
kerusakan fisik Arsip lebih lanjut dapat dihindari,
mengobati, atau mematikan faktor perusak biologis
dan mensterilkan keadaan Arsip agar tidak bau
busuk serta menyegarkan udara agar tidak
menimbulkan penyakit terhadap manusia.
35. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam
menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan standar
Kearsipan dengan penyelenggaraan Kearsipan.
36. Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah,
analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara
independen, objektif, dan profesional berdasarkan
standar Kearsipan.
37. Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya
disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh
pimpinan Pencipta Arsip berdasarkan hasil audit
sistem Kearsipan internal dan/ atau laporan hasil
audit pengelolaan Arsip Aktif yang dilaksanakan di
lingkungannya.
-- 6 of 98 --
Pasal4
Kebijakan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
3 huruf a meliputi:
a. terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya
pemerintahan yang baik dan bersih;
b. peningkatan kualitas pelayanan publik yang dilakukan
dalam suatu sistem penyelenggaraan Kearsipan yang
BAB II
KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal3
Ruang lingkup penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan
Kementerian, meliputi:
a. kebijakan Kearsipan;
b. pengelolaan Arsip;
c. sumber daya Kearsipan;
d. Pengawasan Kearsipan; dan
e. pembinaan Kearsipan.
a. menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang
dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Kementerian;
b. menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. menjamin terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal
dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
d. menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak
keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan
Arsip yang autentik dan terpercaya;
e. mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan sebagai
suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban; dan
g. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik
dan terpercaya.
-- 7 of 98 --
Pasal 8
(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
7 huruf a meliputi:
Bagian Kedua
Penciptaan Arsip
Pasal 7
Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 6 meliputi kegiatan:
a. penciptaan Arsip;
b. penggunaan Arsip;
c. pemeliharaan Arsip; dan
d. Penyusutan Arsip.
Pasal6
Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5
dilakukan terhadap Arsip Dinamis.
Pasal 5
Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3
huruf b dilakukan dalam rangka mewujudkan kebijakan
Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.
Bagian Kesatu
Urn um
BAB III
PENGELOLAAN ARSIP
komprehensif dan terpadu untuk menjamin
ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya;
c. menjamin perlindungan kepentingan negara;
d. mendinamiskan sistem Kearsipan; dan
e. penyelenggaraan Kearsipan yang sesuai dengan
prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan sebagaimana
dibutuhkan penyelenggaraan Kearsipan yang andal.
-- 8 of 98 --
Pasal 11
(1) Dalam rangka pembuatan Arsip dan penerimaan
Arsip, Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
mendokumentasikan kegiatan pencatatan pembuatan
Arsip dan penerimaan Arsip.
Pasal 10
(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
8 ayat (1) huruf b dianggap sah apabila diterima oleh
petugas atau pihak yang berwenang menerima.
(2) Arsip yang telah diterima secara sah sebagaimana
dimaksud pada ayat ( 1) dilakukan pencatatan oleh
pihak penerima.
(3) Arsip yang telah dicatat sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) didistribusikan kepada Unit Pengolah untuk
dilakukan tindakan pengendalian.
Pasal9
(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
8 ayat (1) huruf a, harus dilakukan pencatatan.
(2) Arsip yang telah dilakukan pencatatan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), didistribusikan kepada pihak
yang berhak secara tepat waktu, lengkap, dan aman.
(3) Arsip yang telah didistribusikan sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) dilakukan tindakan
pemantauan oleh Pencipta Arsip.
a. pembuatan Arsip; dan
b. penerimaan Arsip.
(2) Pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat ( 1) dilaksanakan dengan
memperhatikan ketentuan:
a. tata naskah dinas di lingkungan Kementerian;
dan
b. Pola Klasifikasi dan keamanan Akses Arsip
Dinamis.
-- 9 of 98 --
Pasal 13
( 1) Pemeliharaan Arsi p se bagaimana dimaksud dalam
Pasal 7 huruf c bertujuan untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan
Arsip.
(2) Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan dengan:
Bagian Keempat
Pemeliharaan Arsip
Pasal 12
(1) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
7 huruf b, dilaksanakan dengan memperhatikan
sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
(2) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), diperuntukkan bagi kepentingan unit kerja di
lingkungan Kementerian dan kepentingan publik.
(3) Dalam rangka penggunaan Arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat (2):
a. pimpinan Pencipta Arsip bertanggung jawab atas
ketersediaan dan autentisitas Arsip;
b. pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab atas
pengolahan dan pelayanan penyajian Arsip Vital
dan Arsip Aktif; dan
c. pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab atas
pengolahan dan pelayanan penyajian Arsip Inaktif
yang dikelola untuk kepentingan penggunaan, di
lingkungan Kementerian dan kepentingan publik.
Bagian Ketiga
Penggunaan Arsip
(2) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
bertanggung jawab atas keaslian Arsip yang
diciptakan berdasarkan tata naskah dinas.
-- 10 of 98 --
Pasal 15
(1) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 14 huruf a menjadi tanggung jawab
pimpinan Unit Pengolah.
(2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilakukan melalui kegiatan:
a. pemberkasan Arsip Aktif; dan
b. penyimpanan Arsip Aktif.
(3) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana
Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan.
Pasal 14
Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13
dilakukan melalui:
a. pemeliharaan Arsip Aktif;
b. program Arsip Vital;
c. pemeliharaan Arsip Inaktif;
d. alih media Arsip; dan
e. Fumigasi.
a. memastikan Arsip yang tercipta atau yang akan
tercipta dapat diberkaskan sesuai dengan
Klasifikasi Arsip;
b. memastikan Arsip yang diberkaskan lengkap
sebagai suatu keutuhan kegiatan dan tidak
mengalami perubahan secara fisik dan
informasinya sampai dengan tahap penyusutan;
c. memastikan Arsip yang diberkaskan memiliki
Kade Klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai
dengan Klasifikasi Arsip;
d. memastikan penggunaan sistem klasifikasi
keamanan dan Akses Arsip secara konsisten; dan
e. memastikan Arsip ditata dan disimpan dengan
menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan
sesuai dengan standar Kearsipan.
-- 11 of 98 --
Pasal 18
(1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik
dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip
Aktif.
(2) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
( 1) terdiri atas:
a. daftar Berkas; dan
b. daftar isi Berkas.
Pasal 17
(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap
Arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Arsip.
(3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui:
a. prosedur pemeriksaan;
b. penentuan Indeks;
c. penentuan kode;
d. Tunjuk Silang apabila ada;
e. pelabelan; dan
f. penyusunan daftar Arsip Aktif.
Pasal 16
(1) Dalam rangka pemeliharaan Arsip Aktif, Unit Pengolah
membentuk sentral Arsip Aktif.
(2) Sentral Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dibentuk pada Unit Pengolah setingkat pimpinan
tinggi pratama, administrator, atau satuan kerja
mandiri sesuai dengan beban volume Arsip yang
dikelola.
(4) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (3) terdiri dari folder, sekat
(guide), label, out indicator, Indeks, Tunjuk Silang,
boks, filing cabinet, dan rak Arsip.
-- 12 of 98 --
Pasal20
(1) Berdasarkan penyampaian daftar Arsip Aktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19, Unit
Pengolah melakukan penyimpanan Arsip Aktif
Pasal 19
(1) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18
ayat (3) huruf a menyampaikan daftar Arsip Aktif
kepada Unit Kearsipan II dalam jangka waktu paling
lama 6 (enam) bulan setelah berakhirnya tahun
anggaran.
(2) Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
menyampaikan kembali keseluruhan daftar Arsip Aktif
dari seluruh unit kerja di lingkungannya kepada Unit
Kearsipan I setiap akhir tahun anggaran.
g. keterangan.
(5) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dan ayat (2) dapat digunakan sebagai sarana bantu
penemuan kembali Arsip.
a. nomor Berkas;
b. nomor item Arsip;
c. Kode Klasifikasi;
d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal;
f. jumlah; dan
(3) Daftar Berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
huruf a paling sedikit memuat informasi mengenai:
a. Unit Pengolah;
b. nomor Berkas;
c. Kode Klasifikasi;
d. uraian informasi Berkas;
e. kurun waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(4) Daftar isi Berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
huruf b paling sedikit memuat informasi mengenai:
-- 13 of 98 --
Pasal 23
(1) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 14 huruf b di lingkungan Kementerian
dilaksanakan dalam rangka pengelolaan,
Pasal 22
Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 15 sampai dengan Pasal 21
tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pasal 21
(1) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengolah
telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki
retensi inaktif berdasarkan JRA, Unit Pengolah harus
melaksanakan pemindahan Arsip dari Unit Pengolah
ke Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya.
(2) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud pada ayat ( 1) dilakukan dengan
penandatanganan berita acara dan melampirkan
daftar Arsip yang akan dipindahkan.
(3) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditandatangani
oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit
Kearsipan pada tiap Pencipta Arsip.
(4) Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat
(2), dan ayat (3) dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang
mengatur mengenai Penyusutan Arsip.
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf
b yang sudah di daftar dalam daftar Arsip Aktif.
(2) Penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah
didaftar dalam daftar Arsip Aktif.
-- 14 of 98 --
Pasal 25
(1) Perlindungan dan Pengamanan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 23 ayat (3) huruf b meliputi:
a. metode perlindungan;
b. pengamanan fisik; dan
c. pengamanan informasi.
Pasal 24
(1) Prosedur pengelolaan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 23 ayat (3) huruf a meliputi:
a. identifikasi;
b. penataan; dan
c. menyusun daftar Arsip Vital yang ada di Unit
Pengolah.
(2) Identifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf
a dilakukan melalui:
a. analisis organisasi;
b. pendataan;
c. pengolahan; dan
d. penentuan Arsip Vital.
(3) Penataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf
b dilakukan melalui:
a. pemeriksaan;
b. penentuan Indeks Berkas;
c. penggunaan Tunjuk Silang; dan
d. pelabelan dan penempatan Arsip.
perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan Arsip
Vital yang tercipta.
(2) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip Vital.
(3) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) terdiri atas:
a. prosedur pengelolaan;
b. perlindungan dan Pengamanan Arsip;
c. penyelamatan dan pemulihan; dan
d. penyimpanan.
-- 15 of 98 --
Pasal 26
(1) Penyelamatan dan pemulihan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 23 ayat (3) huruf c meliputi:
a. penyelamatan; dan
b. pemulihan.
(2) Penyelamatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf a meliputi:
a. evakuasi Arsip Vital;
b. identifikasi jenis Arsip; dan
c. pemulihan kondisi.
(3) Pemulihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf
b meliputi:
a. stabilisasi dan perlindungan Arsip yang
dievakuasi;
b. penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi
kebutuhan pemulihan;
c. pelaksanaan penyelamatan;
d. prosedur penyimpanan kembali; dan
e. evaluasi.
(2) Metode perlindungan sebagaimana dimaksud pada
ayat ( 1) huruf a meliputi:
a. duplikasi;
b. pemencaran; dan
c. penggunaan peralatan khusus (vaulting).
(3) Pengamanan fisik sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b meliputi:
a. sistem keamanan ruang penyimpanan;
b. tingkat ketinggian penempatan;
c. struktur bangunan; dan
d. penggunaan ruang.
(4) Pengamanan informasi sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf c meliputi:
a. memastikan penggunaan Arsip oleh pihak yang
berhak;
b. member kode rahasia; dan
c. menetapkan spesifikasi hak akses.
-- 16 of 98 --
kewenangannya.
(2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan penataan dan
penyimpanan Arsip Inaktif.
(3) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) harus menggunakan prasarana dan
sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan.
Pasal29
(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 14 huruf c menjadi tanggung jawab
Pasal28
Ketentuan mengenai program Arsip Vital sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 23 sampai dengan Pasal 27
tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
dengan sesuai Kearsipan Unit pimpinan
Pasal27
(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23
ayat (3) huruf d dilakukan pada tempat khusus yang
dapat mencegah atau menghambat unsur perusak
fisik Arsip dan sekaligus mencegah pencurian
informasinya.
(2) Lokasi penyimpanan Arsip Vital dapat dilakukan
secara:
a. on site; atau
b. offsite.
(3) Penyimpanan Arsip Vital on site sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) huruf a berupa kegiatan
penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan pada
ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran
dalam lingkungan Pencipta Arsip.
(4) Penyimpanan Arsip Vital offsite sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) huruf b berupa kegiatan
penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan di luar
lingkungan gedung perkantoran Pencipta Arsip.
-- 17 of 98 --
Pasal32
(1) Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan oleh Unit
Kearsipan:
Pasal 31
(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) dilakukan
berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli.
(2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga
Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya,
tetap terkelola dalam satu Unit Pengolah, dan tidak
dicampur dengan Arsip yang berasal dari Unit
Pengolah lain.
(3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat ( 1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
(4) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang sudah
didaftar dalam daftar Arsip Inaktif.
(5) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (4) dilaksanakan untuk menjamin
keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka
waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA.
Pasal30
Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Inaktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29, Unit Kearsipan
sesuai kewenangannya harus menyediakan ruang yang
difungsikan untuk sentral Arsip Inaktif atau gedung sentral
Arsip Inaktif.
(4) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi
aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA.
-- 18 of 98 --
Pasal34
(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
14 huruf d dilaksanakan dalam semua bentuk dan
media berdasarkan kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai
dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
(3) Perekaman, pencatatan, dan pemberkasan Arsip hasil
alih media Arsip dapat dilakukan secara komputerisasi
dengan pemasangan aplikasi program sistem
persuratan dan Kearsipan elektronik.
Pasal 33
Ketentuan mengenai pemeliharaan Arsip Inaktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 sampai dengan
Pasal 32 tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
a. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan
berketerangan permanen berdasarkan JRA, Unit
Kearsipan melaksanakan penyerahan Arsip
kepada ANRI; dan
b. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan
berketerangan musnah berdasarkan JRA, Unit
Kearsipan pada tiap Pencipta Arsip dapat
melaksanakan Pemusnahan Arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Dalam hal Arsip Inaktif yang telah diserahkan kepada
ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a
telah diverifikasi oleh ANRI tetapi tidak termasuk Arsip
Statis yang harus diserahkan ke ANRI, Unit Kearsipan
selanjutnya memperlakukan Arsip tersebut sebagai
Arsip Vital.
-- 19 of 98 --
Pasal36
(1) Alih media Arsip dapat dilaksanakan oleh Unit
Pengolah atau Unit Kearsipan.
(2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip
dan nilai informasi.
(3) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
terdiri atas:
Pasal 35
(1) Prasarana dan sarana alih media Arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 34 ayat (2) harus memenuhi
ketentuan sebagai berikut:
a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik
dan/ atau dokumen elektronik secara utuh sesuai
dengan masa retensi yang ditetapkan;
b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan,
keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan
informasi elektronik dalam penyelenggaraan
sistem elektronik tersebut;
c. beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk
dalam penyelenggaraan sistem elektronik
terse but;
d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang
diumumkan dengan bahasa, informasi, atau
simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang
bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem
elektronik tersebut; dan
e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk
menjaga kejelasan dan kebertanggungjawaban
prosedur atau petunjuk.
(2) Pemeliharaan dan perlindungan Arsip Elektronik
didukung oleh data cadangan dan disimpan pada
tempat penyimpanan yang berbeda.
(3) Media penyimpanan Arsip Elektronik harus
memperhatikan kapasitas penyimpanan, ketahanan
media, dan kemudahan dalam penggunaannya.
-- 20 of 98 --
Pasal37
(1) Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dalam
melaksanakan alih media Arsip harus membuat berita
acara yang disertai dengan daftar Arsip yang
dialihmediakan.
(2) Berita acara alih media Arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah Arsip;
e. keterangan proses alih media Arsip yang
dilakukan;
f. pelaksana; dan
g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah atau
pimpinan Unit Kearsipan.
(3) Daftar Arsip yang dialihmediakan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. Unit Pengolah;
b. nomor urut;
c. jenis Arsip;
a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami
kerusakan secara fisik;
b. Arsip Elektronik dengan format data versi lama
yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau
c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana
media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi
karena perkembangan teknologi.
(4) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
yang diutamakan untuk dilakukan alih media Arsip,
yaitu:
a. Informasi yang berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan mengenai keterbukaan
informasi publik harus diumumkan secara serta
merta; dan
b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.
-- 21 of 98 --
Pasal 40
Ketentuan mengenai prosedur dan teknis alih media Arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 sampai dengan
Pasal 39 tercantum dalam Lampiran yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pasal39
(1) Alih media Arsip diautentikasi oleh pimpinan Unit
Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media.
(2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan dengan
metode:
a. tanda tangan elektronik;
b. kata kunci atau akses;
c. tanda air; atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan
teknologi.
perundang-undangan.
(2) Kriteria Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan:
a. bukti keberadaan dan/ atau perubahan unit kerja;
b. bukti dan informasi mengenai kebijakan strategis
Kementerian; dan
c. bukti dan informasi mengenai kegiatan pokok
Kementerian.
peraturan ketentuan dengan sesuai hukum
Pasal38
(1) Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian yang telah
dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan
d. jumlah Arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
-- 22 of 98 --
Pasal 44
(1) Alat dan bahan Fumigasi terdiri atas alat keselamatan,
alat monitoring gas, alat petunjuk bahaya, dan bahan,
serta alat aplikasi Fumigasi.
(2) Selain alat dan bahan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), Fumigasi dapat menggunakan alat dan bahan
lain dengan mempertimbangkan kondisi ramah
lingkungan, efektif, efisien, dan tidak bertentangan
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 45
(1) Unit Kearsipan melaksanakan Fumigasi.
Pasal 43
Proses Fumigasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41
terdiri atas 3 (tiga) tahap, yaitu:
a. persiapan Fumigasi;
b. pelaksanaan Fumigasi; dan
c. pasca Fumigasi.
Pasal 42
Fumigasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 dapat
dilakukan dengan prinsip sebagai berikut:
a. Fumigasi dilakukan oleh fumigator yang terlatih
dengan baik dan bersertifikat; dan
b. menggunakan alat dan bahan standar Fumigasi.
Pasal 41
( 1) Fumigasi se bagaimana dimaksud dalam Pasal 14
huruf e merupakan langkah kegiatan penyelamatan,
pelestarian, perawatan, dan pemeliharaan Arsip yang
merupakan sumber informasi penting.
(2) Fumigasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
bertujuan untuk melindungi Arsip agar terbebas dari
serangga dan jamur serta hama perusak kertas
lainnya sehingga Arsip senantiasa dalam kondisi baik.
-- 23 of 98 --
Pasal50
(1) Pelaksanaan kegiatan pemindahan Arsip Inaktif
se bagaimana dimaksud dalam Pasal 49 dilakukan
sesuai dengan prosedur pemindahan Arsip Inaktif.
(2) Prosedur pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran
Pasal49
(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 48 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan media Arsip.
(2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian Arsip Inaktif;
b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan
dipindahkan; dan
c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Pasal48
(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal
7 huruf d dilakukan oleh Unit Kearsipan dengan
melibatkan Unit Pengolah berdasarkan JRA.
(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) meliputi kegiatan:
a. pemindahan Arsip yang telah memasuki retensi
sebagai Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan;
b. Pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya
dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan
c. penyerahan Arsip Statis oleh pejabat yang
berwenang kepada ANRI sesuai dengan keten tuan
peraturan perundang-undangan.
Bagian Kelima
Penyusutan Arsip
-- 24 of 98 --
Pasal51
(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 48 ayat (2) huruf b menjadi tanggung jawab
pimpinan Pencipta Arsip dan dilakukan setelah
mendapatkan persetujuan tertulis dari ANRI.
(2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan terhadap Arsip:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada ketentuan peraturan perundang-
undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara.
(3) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut:
a. pembentukan panitia penilai Arsip;
b. penyeleksian Arsip;
c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh
Arsiparis di Unit Kearsipan;
d. penilaian oleh panitia penilai Arsip;
e. permintaan persetujuan usul musnah kepada
ANRI melalui Unit Kearsipan;
f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan setelah
mendapatkan persetujuan tertulis atas usul
musnah dari ANRI; dan
g. pelaksanaaan pemusnahan.
(4) Ketentuan mengenai Prosedur Pemusnahan Arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Menteri ini.
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Menteri ini.
-- 25 of 98 --
Pasal 53
(1) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 52 dilaksanakan melalui prosedur sebagai
berikut:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar Arsip usul
serah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan;
b. penilaian oleh panitia penilai Arsip terhadap Arsip
usul serah;
c. pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis
oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan
kepada ANRI disertai dengan pernyataan bahwa
Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh,
dan dapat digunakan;
d. verifikasi dan persetujuan dari ANRI sesuai
kewenangannya;
e. penetapan Arsip yang akan diserahkan oleh
pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan; dan
f. pelaksanaan serah terima Arsip Statis oleh
pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan kepada ANRI
dengan disertai berita acara dan daftar Arsip yang
akan diserahkan.
Pasal 52
(1) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 48 ayat (2) huruf c dilakukan oleh Unit
Kearsipan kepada ANRI.
(2) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilakukan terhadap Arsip dengan kriteria
se bagai beriku t:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/ a tau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA
Pencipta Arsip.
-- 26 of 98 --
Pasal56
(1) Unit Kearsipan I sebagaimana dimaksud dalam Pasal
55 huruf a mempunyai tugas:
a. menyusun kebijakan di bidang Kearsipan;
Pasal 55
Organisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
54 ayat (2) huruf a terdiri atas:
a. Unit Kearsipan I;
b. Unit Kearsipan II;
c. Unit Kearsipan III; dan
d. Unit Pengolah.
Bagian Kedua
Organisasi Kearsipan
Pasal54
(1) Sumber daya Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 huruf c diperlukan dalam rangka pengelolaan
Arsip di lingkungan Kementerian.
(2) Sumber daya Kearsipan di lingkungan Kementerian
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. organisasi Kearsipan:
b. sumber daya manusia Kearsipan;
c. prasarana dan sarana Kearsipan; dan
d. pendanaan.
BAB IV
SUMBER DAYAKEARSIPAN
Bagian Kesatu
Umurn
(2) Ketentuan mengenai prosedur penyerahan Arsip Statis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Menteri ini.
-- 27 of 98 --
Unit
yang
usul musnah dari
unit kerja eselon
pengusulan Arsip
Pengolah lingkup
bersangku tan;
b. menerima, mengolah, menyimpan, melakukan
penyusutan, melakukan pemeliharaan, dan
menyajikan informasi Arsip Inaktif Kementerian;
c. melakukan penataan sistem Kearsipan;
d. pengembangan teknologi Kearsipan;
e. analisis nilai guna atau penilaian Arsip;
f. penyelamatan dan Pengamanan Arsip Vital dan
Arsip Terjaga;
g. melaksanakan usul musnah dari Unit Kearsipan
kepada ANRI sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
h. melaksanakan proses inisiasi penetapan usul
musnah yang telah mendapat persetujuan ANRI
kepada unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal
yang membidangi umum;
1. menyerahkan Arsip Statis Kementerian ke ANRI;
J. melakukan dan mengoordinasikan pembinaan
Kearsipan di lingkungan Kementerian; dan
k. melakukan dan mengoordinasikan Pengawasan
Kearsipan di lingkungan Kementerian.
(2) Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud dalam Pasal
55 huruf b mempunyai tugas:
a. melakukan dan melaksanakan implementasi
kebijakan Kearsipan dalam penyelenggaraan
Kearsipan di lingkungannya;
b. mengelola dan mengendalikan Arsip Aktif;
c. mengolah dan menyajikan Arsip menjadi
informasi;
d. menerima, menyimpan, dan melakukan
pemeliharaan Arsip Inakif sebelum diserahkan
kepada Unit Kearsipan I dari Unit Pengolah
lingkup unit kerja eselon I yang bersangkutan;
e. melakukan kegiatan Penyusutan Arsip dan
-- 28 of 98 --
pengelolaan persuratan dan Kearsipan;
o. mengusulkan penetapan panitia penilai Arsip
usul musnah kepada pimpinan unit kerja eselon I
untuk ditetapkan; dan
p. mengusulkan sumber daya manusia pengelola
persuratan dan Kearsipan pada masing-rnasing
Unit Pengolah di lingkungan unit kerja eselon I
kepada unit kerja yang membidangi sumber daya
manusia dan aparatur untuk ditetapkan, apabila
belum terdapat sumber daya manusia Arsiparis.
(3) Unit Kearsipan III sebagaimana dimaksud dalam Pasal
55 huruf c mempunyai tugas:
m. melakukan dan mengoordinasikan Pengawasan
Kearsipan di Unit Pengolah lingkup unit kerja
eselon I yang bersangkutan;
k. menyerahkan Arsip Terjaga atau salinannya dari
Unit Pengolah lingkup unit kerja eselon I yang
bersangku tan kepada ANRI melalui Unit
Kearsi pan I;
1. melakukan pembinaan Kearsipan di
lingkungannya;
kerja program a tau rencana n. menyusun
Pengolah kepada Unit Kearsipan I untuk
diteruskan kepada ANRI sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang- undangan;
h. melakukan Pemusnahan Arsip yang telah
ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
1. melakukan pemindahan Arsip Inaktif ke Unit
Kearsipan I;
J. menyerahkan Arsip Sta tis kepada ANRI melalui
Unit Kearsipan I;
Unit ke melaporkan serta bersangku tan
Kearsipan I;
g. melaksanakan proses usul musnah dari Unit
f. menerima laporan keberadaan Arsip Terjaga dari
Unit Pengolah lingkup unit kerja eselon I yang
-- 29 of 98 --
lingkup unit pelaksana teknis yang bersangkutan;
e. melakukan kegiatan Penyusutan Arsip dan
pengusulan Arsip usul musnah dari Unit
Pengolah lingkup unit pelaksana teknis yang
bersangku tan;
f. menerima laporan keberadaan Arsip Terjaga dari
Unit Pengolah lingkup unit pelaksana teknis yang
bersangkutan serta melaporkan ke Unit
Kearsipan II;
g. melaksanakan proses usul musnah kepada Unit
Kearsipan II untuk diteruskan kepada ANRI
melalui Unit Kearsipan I sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang- undangan;
h. melakukan Pemusnahan Arsip yang telah
ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
1. melakukan pemindahan Arsip Inaktif dari Unit
Pengolah lingkup unit pelaksana teknis yang
bersangkutan ke Unit Kearsipan I melalui Unit
Kearsi pan II;
J. menyerahkan Arsip Statis kepada Unit Kearsipan
II untuk diteruskan kepada ANRI melalui Unit
Kearsipan I sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
k. menyerahkan Arsip Terjaga atau salinannya dari
Unit Pengolah lingkup unit pelaksana teknis yang
bersangkutan kepada Unit Kearsipan II untuk
diteruskan kepada ANRI melalui Unit Kearsipan I
menyajikan Arsip menjadi c. mengolah dan
informasi;
d. menerima, menyimpan, dan melakukan
pemeliharaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah
a. melakukan dan melaksanakan implementasi
kebijakan Kearsipan dalam penyelenggaraan
Kearsipan di lingkungannya;
b. mengelola dan mengendalikan Arsip Aktif;
-- 30 of 98 --
Pasal 58
(1) Pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpman
tinggi pratama, dan pejabat administrasi sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 57 huruf a mempunyai
kedudukan sebagai tenaga manajerial yang
Pasal 57
Sumber daya manusia Kearsipan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 54 ayat (2) huruf b terdiri atas:
a. pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan
tinggi pratama, dan pejabat administrasi yang
memiliki kewenangan dan tanggung jawab di bidang
Kearsipan;
b. Arsiparis; dan
c. pengelola Arsip Aktif atau pelaksana yang ditugaskan
mengelola Kearsipan.
Bagian Ketiga
Sumber Daya Manusia Kearsipan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
I. melakukan pembinaan Kearsipan di Unit
Pengolah lingkup unit pelaksana teknis yang
bersangkutan; dan
m. mengusulkan penetapan Arsip usul musnah
kepada pimpinan Unit Kearsipan II.
(4) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55
huruf d mempunyai tugas:
a. mengolah dan menyelesaikan naskah dinas
berdasarkan tugas dan fungsi yang menjadi
kewenangannya;
b. melakukan pemberkasan, penyimpanan,
pemeliharaan, dan Pengamanan Arsip Aktif; dan
c. memindahkan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan
sesuai kewenangannya.
-- 31 of 98 --
Pasal 59
(1) Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57
huruf b terdiri atas:
a. Arsiparis pegawai negeri sipil; dan
b. Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian
kerja.
(2) Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf a, merupakan pegawai negeri sipil
yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang
diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan
fungsional Arsiparis sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(3) Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) terdiri atas:
a. Arsiparis tingkat terampil; dan
b. Arsiparis tingkat ahli,
sesuai dengan kompetensi berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang mengatur
mengenai jabatan fungsional Arsiparis.
(4) Komposisi Arsiparis tingkat terampil dan tingkat ahli
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disesuaikan
dengan beban kerja dan rentang kendali pengelolaan
Arsip di lingkungan Pencipta Arsip.
(5) Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b,
merupakan pegawai bukan pegawai negeri sipil yang
memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang
serta kearsipan, pemantauan dan evaluasi,
pengelolaan sumber daya Kearsipan.
program,
kegiatan
penyusunan
pelaksanaan
melakukan perencanaan,
pengaturan, pengendalian
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan manajemen Kearsipan.
(2) Pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan
tinggi pratama, dan pejabat administrasi sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) mempunyai tanggung jawab
-- 32 of 98 --
Pasal60
(1) Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai
tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan
independen dalam melaksanakan fungsi dan
tugasnya.
(2) Arsiparis menjalankan fungsi dan tugasnya
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menyesuaikan
dengan indikator kinerja utama dan perjanjian kinerja
di lingkungan Kementerian.
(3) Fungsi dan tugas Arsiparis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) meliputi:
a. menjaga terciptanya Arsip dari penyelenggaraan
kegiatan Kementerian;
b. menjaga ketersediaan Arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. menjaga ketersediaan daftar Arsip pada
Kementerian;
d. menjaga terwujudnya pengelolaan Arsip yang
andal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
e. menjaga keamanan dan keselamatan Arsip yang
berfungsi untuk menjamin Arsip yang berkaitan
dengan hak keperdataan melalui pengelolaan dan
pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
f. menjaga keselamatan dan kelestarian Arsip
sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara;
diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk
melaksanakan kegiatan Kearsipan di lingkungan
Pencipta Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(6) Kompetensi Arsiparis pegawai pemerintah dengan
perjanjian kerja harus memiliki kompetensi yang sama
dengan kompetensi Arsiparis pegawai negeri sipil
sebagaimana dimaksud pada ayat (3).
-- 33 of 98 --
Pasal 62
(1) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan menyediakan
prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 54 ayat (2) huruf c sesuai
dengan standar Kearsipan untuk pengelolaan Arsip.
(2) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dapat
Pasal61
Dalam melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 60 Arsiparis mernpunyai
kewenangan:
a. menutup penggunaan Arsip yang menjadi tanggung
jawabnya oleh pengguna Arsip apabila penggunaan
Arsip dinilai dapat merusak keamanan informasi
dan/ a tau fisik Arsip;
b. menutup penggunaan Arsip yang menjadi tanggung
jawabnya oleh pengguna Arsip yang tidak berhak
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan
c. melakukan penelusuran Arsip pada Unit Pengolah
berdasarkan penugasan oleh pimpinan Unit Kearsipan
sesuai dengan kewenangannya dalam rangka
penyelamatan Arsip.
Bagian Keempat
Prasarana dan Sarana Kearsipan
g. menjaga keselamatan aset nasional atau Arsip
Vital pada Kementerian; dan
h. menyediakan informasi guna meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.
(4) Fungsi dan tugas Arsiparis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
-- 34 of 98 --
Pasal65
Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
3 huruf d terdiri atas:
a. Pengawasan Kearsipan eksternal; dan
b. Pengawasan Kearsipan internal.
BABV
PENG AWASAN KEARS I PAN
Bagian Kesatu
Um urn
Pasal64
Seluruh Pencipta Arsip di lingkungan Kementerian wajib
mengalokasikan pendanaan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 54 ayat (2) huruf d dalam rangka penyelenggaraan
Kearsipan.
Bagian Kelima
Pendanaan
Pasal63
( 1) Prasarana dan saran a Kearsi pan se bagaimana
dimaksud dalam Pasal 62 meliputi gedung, ruangan,
dan peralatan yang terdiri atas:
a. lokasi, konstruksi, dan tata ruangan gedung;
b. lokasi, konstruksi, dan tata ruangan
penyimpanan Arsip; dan
c. spesifikasi peralatan pengelolaan Arsip.
(2) Ketentuan mengenai prasarana dan sarana Kearsipan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Menteri ini.
dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi,
informasi, dan komunikasi.
-- 35 of 98 --
Pasal 68
Pengawasan Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 67 ayat (2) dan ayat (3) dilakukan terhadap:
a. sistem Kearsipan internal; dan
b. pengelolaan Arsip Aktif.
Pasal67
(1) Pengawasan Kearsipan internal sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 65 huruf b dilakukan oleh Unit
Kearsipan I dan Unit Kearsipan II.
(2) Pengawasan Kearsipan internal oleh Unit Kearsipan
se bagaimana dimaksud pada ayat ( 1) dilakukan
terhadap:
a. Unit Kearsipan II; dan/atau
b. seluruh Unit Pengolah setingkat jabatan
pimpinan tinggi pratama.
(3) Pengawasan Kearsipan internal oleh Unit Kearsipan II
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
terhadap:
a. Unit Kearsipan III; dan/ atau
b. Unit Pengolah di Unit Kearsipan III.
(4) Unit Kearsipan II dalam melakukan Pengawasan
Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan bersama dan/ a tau berkoordinasi dengan
Unit Kearsipan I.
Bagian Ketiga
Pengawasan Kearsipan Internal
Pasal66
Pengawasan Kearsipan eksternal sebagaimana dalam Pasal
65 huruf a dilaksanakan oleh ANRI sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Bagian Kedua
Pengawasan Kearsipan Eksternal
-- 36 of 98 --
Pasal 72
(1) Hasil Pengawasan Kearsipan internal sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 68 harus dilaporkan kepada
ANRI paling lama pada akhir bulan Agustus setiap
tahunnya.
secara berimbang dan merata.
(3) Ketentuan mengenai metode penetapan sampel
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
metode berdasarkan pengawasan ditentukan
penetapan sampel.
(2) Metode penetapan sampel sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan dengan menentukan sampel
Pasal 71
(1) Dalam hal keterbatasan sumber daya dalam
pelaksanaan Pengawasan Kearsipan internal, jumlah
Unit Kearsipan dan Unit Pengolah yang dilakukan
dan pemberkasan penilaian yang meliputi
penyimpanan Arsip Aktif.
Pasal 70
(1) Pengawasan pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 68 huruf b dilaksanakan
setelah kegiatan pengawasan sistem Kearsipan
internal selesai dilakukan.
(2) Pengawasan pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan aspek
Pasal 69
Aspek penilaian dalam pengawasan sistem Kearsipan
internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 huruf a
meliputi:
a. pengelolaan Arsip; dan
b. sumber daya Kearsipan.
-- 37 of 98 --
a. nilai Pengawasan Kearsipan eksternal memiliki
bobot 60% (enam puluh persen); dan
b. nilai Pengawasan Kearsipan internal memiliki
bobot 40% (empat puluh persen).
(3) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) menjadi acuan dalam
menentukan Indeks kinerja penyelenggaraan
Kearsipan pada objek pengawasan.
(4) Nilai dan kategori atas hasil Pengawasan Kearsipan
yang diperoleh objek pengawasan sebagaimana
dimaksud pada ayat (3) terdiri atas:
a. nilai > 90-100 (lebih dari sembilan puluh sampai
dengan seratus) dengan kategori AA (sangat
memuaskan);
se bagaimana internal Pengawasan Kearsipan
dimaksud dalam Pasal 72.
(2) Nilai Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) berlaku ketentuan sebagai berikut:
Pasal 73
(1) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan merupakan
akumulasi nilai Pengawasan Kearsipan eksternal
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 dan nilai
Bagian Keempat
Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan
(2) Berdasarkan pelaporan sebagaimana dimaksud pada
ayat ( 1), ANRI melaksanakan verifikasi terhadap hasil
Pengawasan Kearsipan internal yang dilakukan oleh
Kementerian.
(3) Perolehan nilai dari hasil Pengawasan Kearsipan
internal yang telah diverifikasi sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) ditetapkan sebagai nilai Pengawasan
Kearsipan internal oleh Sekretaris Jenderal.
(4) Penetapan nilai Pengawasan Kearsipan internal
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh
Menteri.
-- 38 of 98 --
Pasal 75
( 1) Dal am penyelenggaraan Pengawasan Kearsipan
internal, tim pengawas Kearsipan internal
Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 4
harus memiliki kompetensi Pengawasan Kearsipan.
Pasal 74
(1) Dalam penyelenggaraan Pengawasan Kearsipan
internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 67
sampai dengan Pasal 72 dibentuk tim pengawas
Kearsipan internal Kementerian.
(2) Tim pengawas Kearsipan internal Kementerian
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam
melaksanakan tugasnya bekerja sama dengan seluruh
Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II di lingkungan
Kementerian.
(3) Tim pengawas Kearsipan internal Kementerian
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh
Menteri.
Bagian Kelima
Tim Pengawas Kearsipan
b. nilai > 80-90 (lebih dari delapan puluh sampai
dengan sembilan puluh) dengan kategori A
(memuaskan);
c. nilai > 70-80 (lebih dari tujuh puluh sampai
dengan delapan puluh) dengan kategori BB
(sangat baik);
d. nilai > 60-70 (lebih dari enam puluh sampai
dengan tujuh puluh) dengan kategori B (baik);
e. nilai > 50-60 (lebih dari lima puluh sampai
dengan enam puluh) dengan kategori CC (cukup);
f. nilai > 30-50 (lebih dari tiga puluh sampai dengan
lima puluh) dengan kategori C (kurang); dan
g. nilai 0-30 (nol sampai dengan tiga puluh) dengan
kategori D (sangat kurang).
-- 39 of 98 --
Pasal 76
(1) Unit Kearsipan I sesuai dengan kewenangannya
sebagai Pembina Kearsipan melaksanakan
pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil
Pengawasan Kearsipan.
(2) Unit Kearsipan II dapat melakukan pemantauan
terhadap Unit Pengolah di lingkungannya dengan
melibatkan tim pengawas Kearsipan internal
Kementerian dan melaporkan kepada Unit Kearsipan I
sebagai Pembina Kearsipan atas pelaksanaan tindak
lanjut hasil Pengawasan Kearsipan.
(3) Kegiatan pemantauan sebagaimana dimaksud pada
ayat ( 1) dan ayat (2) dilaksanakan untuk mengukur
tingkat perkembangan dan status tindak lanjut hasil
Pengawasan Kearsipan pada objek pengawasan.
(4) Kegiatan pemantauan dilaksanakan setelah dilakukan
kegiatan Audit Kearsipan.
(5) Pelaksanaan kegiatan pemantauan atas pelaksanaan
tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan
menggunakan instrumen monitoring Kearsipan.
(2) Untuk memenuhi kompetensi Pengawasan Kearsipan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tim pengawas
Kearsipan internal Kementerian harus mengikuti
bimbingan teknis atau pendidikan dan pelatihan
Pengawasan Kearsipan.
(3) Bimbingan teknis atau pendidikan dan pelatihan
Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) dilaksanakan oleh:
a. ANRI; dan/atau
b. Unit Kearsipan I dengan bekerjasama dan/atau
berkoordinasi dengan ANRI.
(4) Dalam pembentukan tim pengawas Kearsipan internal
Kementerian sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),
memperhitungkan jumlah objek pengawasan, alokasi
waktu, dan sumber daya manusia yang tersedia.
-- 40 of 98 --
Pasal 79
(1) Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 huruf e di lingkungan Kementerian dilakukan
agar sistem pengelolaan Kearsipan pada masing-
BAB VI
PEMBINAAN KEARSIPAN
Pasal 78
(1) Selain menyusun LAKI sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 77, tim pengawas Kearsipan internal
Kementerian menyusun LAKI konsolidasi.
(2) LAKI konsolidasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
merupakan gabungan hasil Pengawasan Kearsipan
pada seluruh objek pengawasan.
(3) LAKI konsolidasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan.
(4) LAKI konsolidasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
ditembuskan kepada Kepala ANRI setiap tanggal 31
Agustus setiap tahun anggaran sebagai bahan
penyusunan laporan hasil Pengawasan Kearsipan
nasional.
Pasal 77
(1) Dalam rangka penyusunan laporan hasil Pengawasan
Kearsipan internal, tim pengawas Kearsipan internal
Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 74
menyusun LAKIterhadap setiap objek pengawasan.
(2) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan serta
disampaikan kepada setiap objek pengawasan.
(6) Ketentuan mengenai Audit Kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (4) dan instrumen pemantauan
Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (5)
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
-- 41 of 98 --
Pasal 81
Peraturan Menteri mi mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
BAB VII
KETENTUAN PENUTUP
Pasal80
(1) Unit Kearsipan I bersama unit kerja yang membidangi
sumber daya manusia dan aparatur, melakukan
penilaian terhadap hasil kerja Arsiparis di lingkungan
Kementerian.
(2) Unit Kearsipan I memberikan usulan rencana
peningkatan kapasitas sumber daya manusia melalui
pendidikan dan pelatihan pada unit kerja yang
membidangi sumber daya manusia dan aparatur dan
unit kerja yang membidangi Pendidikan dan pelatihan
pada Kementerian.
masing pencipta Arsip di lingkungan Kementerian
dapat terselenggara dengan baik.
(2) Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan sesuai
dengan kewenangannya.
(3) Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) meliputi kegiatan:
a. koordinasi penyelenggaraan Kearsipan;
b. penyusunan pedoman dan standar Kearsipan;
c. pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan
konsultasi pelaksanaan Kearsipan;
d. sosialisasi Kearsipan;
e. Pengawasan Kearsipan;
f. pendidikan dan pelatihan Kearsipan; dan
g. perencanaan, pengembangan, pemantauan, dan
evaluasi Kearsipan.
-- 42 of 98 --
Salinan sesuai dengan aslinya
.&J€re~~·:at Jenderal
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2022 NOMOR 766
YASONNA H. LAOLY
ttd.
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 10 Agustus 2022
ZULKIFLI HASAN
ttd.
MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 9 Agustus 2022
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Menteri mi dengan
penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
-- 43 of 98 --
I. PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF
A. Pemberkasan Arsip Aktif
Pemberkasan Arsip dikelompokkan dalam 2 (dua) jenis, meliputi:
1. Arsip Kertas
Langkah pemberkasan meliputi:
a. pemeriksaan Berkas
Pemeriksaan Berkas dilakukan untuk mengetahui
apakah suatu Berkas surat telah siap untuk disimpan.
Terdapat 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan dalam
pemeriksaan Berkas surat yaitu:
1) Pemeriksaan tanda perintah file atau simpan
Tanda perintah file atau simpan diberikan oleh
pimpinan unit kerja terhadap Berkas surat yang
telah selesai diproses dan perlu untuk disimpan.
Pada lembar disposisi biasanya ditulis "file" atau
"simpan" yang berarti bahwa surat tersebut sudah
layak dan siap untuk disimpan.
2) Pemeriksaan kelengkapan Berkas surat
Setelah dilakukan pemeriksaan Berkas surat dan
dipastikan bahwa Berkas surat tersebut siap untuk
disimpan, maka selanjutnya dilakukan pemeriksaan
terhadap kelengkapan Berkas surat berupa
lampiran-lampiran yang menjadi kelengkapan sesuai
yang tercantum pada surat tersebut. Dalam
memeriksa kelengkapan Berkas surat perlu memilah
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERDAGANGAN
LAMPIRAN
PERATURAN MENTER! PERDAGANGAN
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 48 TAHUN 2022
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN KEMENTERIAN
PERDAGANGAN
-- 44 of 98 --
Gambar 1. Pengelompokan Arsip bentuk Dosier
FOLDER
I Ji{_~- /
-<=:·:;
I/
'---------------~/
:" 3 ..1.nggaran 01klat RC ~;O /
2 Juklak Oiklat KP. rn., ,·
~-----------------'
i · P amua Oiklat KP.513 /
... i
'---- - --------,-.-----------;
5 l'/akalah KP.512 /
/ -I Penga1ar KP /
1i-----"'-'-'--'~==='-'-----------'-~--;!
I 8 Oaftar Hadir KP I
/ 7 Undangan Peserta TU 333 /
/ 6 PerlengkapanATK PL -110 i
/ 11 Penutup TU / ,~-~~~-'+----------~---;.
i 10 Evaluasi RC I
/ 9. Perrbukaan TU /
pengelompokan Arsip menurut bentuk Dosier sebagaimana
tercantum dalam Gambar 1.
Contoh
pengelompokan Arsip yang saling berkaitan dalam
satu kegiatan pekerjaan. Penyusunan Arsip
diurutkan atas dasar kronologis, yaitu tanggal Arsip
menurut proses kegiatan.
dilakukan ini Pengelompokan
kegiatan.
dengan
a tau masalah kesamaan dasar
b. pengelornpokan Berkas Arsip dalam folder
Langkah pengelompokan Arsip dalam folder sebagai
berikut:
1) pengelompokan Arsip menurut bentuk Dosier
Dosier merupakan Berkas Arsip yang di tata atas
dan memisahkan sehingga apabila terdapat
duplikasi lampiran yang berlebihan langsung
dihancurkan.
-- 45 of 98 --
Contoh
pengelompokan Arsip menurut bentuk Seri sebagaimana
tercantum dalam Gambar 3.
3) pengelompokan Arsip menurut bentuk Seri
Seri merupakan Berkas Arsip yang di tata atas dasar
kesamaan jenis. Pengelompokan Arsip dilakukan
berdasarkan Arsip yang jenisnya sama, disusun
berdasarkan kesamaan jenis
Gambar 2. pengelompokan Arsip bentuk Rubik
FOLDER
--~D.-
/ ~ ...'.\chn'ad I
!------------------../ 3. :i.bidin I
I; __,.2- ...1.,.,.JJd=u=1a=h--------------1/
/~---------------~
/ 11 .=a.mr
f-_=-10..,..,-.'.l.l_au_d_in ___,/
I' 9 ,l.ltn'an I
-.,...-----------------.'/ 8 Ali /
l·~~~~~~~~~~~~~--1
, 7 Alfian / ,,~~~~~~~~~~~~~
// 6 Adnan /
~~~~~~~~~~~~-,·
/ 5 :'.I.din-an
/
·'
Contoh
pengelompokan Arsip menurut bentuk Rubik sebagaimana
tercantum dalam Gambar 2.
2) pengelompokan Arsip menurut bentuk Rubik
Pengelompokan ini penyusunannya diurutkan atas
dasar lndeks dokumen yaitu apabila Indeks
dokumen berupa kata/huruf susunan Arsip diatur
menurut abjad Indeks dan apabila Indeks dokumen
berupa angka (nomor) susunan Arsip diatur
menurut urutan angka.
-- 46 of 98 --
Penentuan Indeks dalam sistem penyimpanan Arsip
berdasarkan permasalahan tidak semudah penentuan
Indeks dalam sistem penyimpanan Arsip yang lain.
Sebelum menentukan lndeks petugas Kearsipan harus
memahami secara cermat isi informasi yang terkandung
dalam Berkas surat yang akan disimpan.
c. penentuan lndeks
Indeks sebagai sarana untuk penemuan kembali Arsip
apabila diperlukan dengan cara melalui penunjukan
suatu tanda pengenal yang dapat membedakan Arsip
tersebut dengan yang lainnya. Menentukan lndeks
khususnya Indeks subyek, harus dibuat dengan
memperhatikan persyaratan sebagai berikut:
1) singkat, jelas, dan mudah diingat;
2) berupa kata bendaataukata yang member
pengertian kebendaan;
3) penentuan berorientasi pada kebutuhan pemakai;
dan
4) harus dapat dikelompokkan dalam pola klasifikasi
sehingga diketahui tempat penyimpanannya.
Garnbar 3. pengelompokan Arsip bentuk Seri
KEPME1
'--~F-O~L_D_E_· -R~~--'/
Ir
;
I,•~---------------------
.' 3 KEP 1111 ·1EN!SJl2001 lI
,/,_.-2-K-/E_P_l_Q_-:ri-EN_!_S.._1/2-00_1 ___,/
1 1 KEP 05:I\IENlSJ.12001
/ 5 KEP 14.''l'.·"EN!SJ/2001 /
'---------------------'
/ 4. KEP 13.:MEN.IS.J/2001
l 10 KEP. 52/MENJ'SJ/2001 I
~'-------------------;/
l 9. KEP 30il\l.EN:'SJ.12001 / ,,! _,
/ 8. KEP. 29/1 ·IEN/SJ/2001 I
/.:---7-. K_E_P_1_8_.il\-~E-N-!S_J_/2_0_01 /
/ 6 KEP 15/MEN/SJ/2001 /
:·'-------------------!
-- 47 of 98 --
d. pengkodean
Pengkodean terhadap subyek utama dan sub subyek
diberi garis bawah atau dilakukan pemberian tanda
pada kata yang diseleksi dari yang tertera pada Berkas
surat. Jika judul subyek tidak disebutkan, maka
pemberian tanda ditulis pada sebelah atas Berkas surat.
.Jika menggunakan kode alpa numeric sesuai yang
ditentukan dalam Pola Klasifikasi, kode tersebut ditulis
pada atas atau sudut kanan Berkas. Apabila ditemukan
lcbih dari satu subyek, maka hanya subyek yang paling
penting diberi kode, sedangkan subyek yang lain diberi
Gambar 4. Penulisan Indeks
1 I I l
220 Contoh Indeks:
200 TU = Ketatausahaan
TU 200 = Kesekretariatan
220 = Kearsipan
Contoh
penulisan Indeks sebagaimana tercantum dalam Gambar 4.
Apabila isi informasi yang terkandung dalam Berkas
surat terdiri dari satu subyek, penentuan indeksnya
berdasarkan pada subyek yang paling berkepentingan
dalam menentukan tempat Berkas disimpan, dan
subyek yang lain harus dibuat Tunjuk Silang.
Ketidakcermatan dalam memahami isi informasi Berkas
surat dapat berpengaruh terhadap ketidaktepatan
memahami hubungan Berkas dengan suatu subyek,
sehingga dapat mengakibatkan kekeliruan dalam
memilih subyek yang cocok pada daftar subyek atau
klasifikasi.
-- 48 of 98 --
Indeks: Kode:KU.240 Tanggal:
Biaya Kursus Komputer Nomor:
Lihat:
Indeks: Kode:KP.510 Tanggal:
Kursus Komputer Nomor:
Tabel 1.
Tujuk Silang untuk mempertemukan beberapa subyek yang berbeda
tetapi saling berhubungan
Contoh
Tunjuk Silang sebagaimana tercantum dalam Tabel 1.
dan Tabel 2.
e. Tunjuk Silang
Tunjuk Silang dipergunakan untuk melengkapi Indeks
dalam menampung penamaan dan peristilahan lain
yang mempunyai arti yang sama, serta mempertemukan
beberapa informasi yang mempunyai hubungan atau
keterkaitan. Dengan demikian Tunjuk Silang diperlukan
apabila ditemukan informasi yang terkandung dalam
suatu Berkas surat lebih dari satu subyek atau sub
su byck atau memiliki lebih dari satu peristilahan dan
mempunyai arti yang sama.
tanda tertentu untuk dibuat Tunjuk Silang. Dalam
mcnentukan sub subyek suatu Berkas yang akan
disimpan, petugas/ Arsiparis sebaiknya tidak
berdasarkan ingatan, tetapi juga perlu mengecek daftar
subyek/klasifikasi secara rutin untuk menjarrun
pcnentuan judul subyek atau pengkodean secara benar.
-- 49 of 98 --
pcnyirnpanan Berkas terdiri dari filing cabinet,
guide/ sekat, boks Arsip, dan folder.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan
Berkas, meliputi:
1) bentuk Berkas harus self indexing yang berarti
susunan Berkas tertata sedemikian rupa sehingga
Berkas akan dapat menunjukkan apa dan dimana
Berkas itu tersimpan;
2) I ndeks Berkas berdasarkan sis tern angka, urutan
abjad, sistem masalah, sesuai dengan tujuan,
kegunaan, dan bentuk Arsip; dan
3) klasifikasi Berkas berdasarkan masalah antara
lain:
a) surat menyurat;
b) hasil penelitian; dan
c) penyelidikan kasus.
untuk peralatan-peralatan umumnya Pad a
pcnyimpanan.
g. penyimpanan Berkas
Penyimpanan Berkas perlu memperhatikan peralatan
yang dipergunakan sebagai tempat penyimpanan.
tern pat di Berkas penataan dan labelisasi
f. penyortiran
Pcnyortiran Berkas Arsip dilakukan berdasarkan
subye kutama, sub subyek serta rinciannya atau
mclalui kode-kode yang ditetapkan dalam Pola
Klasifikasi. Kegiatan ini dilakukan pada saat Berkas
surat dimasukkan dalam folder untuk memudahkan
lndeks: Kode:KU .240 Tanggal:
Kursus Komputer Nomor:
Li hat:
Irideks: Kode:KP.510 Tanggal:
Biaya Kursus Komputer Nomor:
sarna
Tujuk Silang untuk menampung peristilahan yang mempunyai arti
Tabel 2.
-- 50 of 98 --
2. Arsip Elektronik
Arsip Elektronik yaitu Arsip yang diciptakan (dibuat,
diterima, dan/ atau disimpan) dalam format elektronik.
Dibandingkan dengan Arsip konvensional (kertas), Arsip
Elektronik memiliki beberapa keuntungan, meliputi:
a. proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat
dan lengkap;
b. akscs dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu
pcngguna (multiusery dalam waktu yang bersamaan;
c. penyimpanan informasi lebih terpusat; dan
h. mcmasukkan Arsip dalam folder.
1) Arsip yang telah ditentukan kode dan indeksnya
dimasukan dalam folder, pada tab folder dituliskan
Kode Klasifikasi dan indeksnya.
2) Arsip yang merupakan rangkaian Berkas yang
terdahulu disatukan dengan kode yang
bersangkutan, tidak perlu dibuat folder baru.
3) menentukan folder pada susunan sekat dengan
cara:
a) Arsip yang belum dibuat sekat sebagai tanda
pemisah antara masalah satu dengan yang
lainnya, perlu dibuatkan sekat;
b) Arsip yang sudah memiliki sekat tidak perlu
dibuatkan sekatnya dan langsung
menempatkan folder tersebut dibagian sekat
selanjutnya;
c) tata cara penyusunan folder dengan judul
nama masalah, orang, wilayah, dan lain-
lainnya diatur menurut abjad;
d) menetapkan jangka simpan pada folder sesuai
dengan JRA; dan
e) folder yang berisi Berkas dan telah diberi
tanda pengenal (Indeks) ditata atau
dimasukkan dibelakang guide/ seka dalam
filing cabinet sesuai dengan klasifikasi subyek
dan rinciannya.
-- 51 of 98 --
Langkah pemberkasan Arsip Elektronik dilakukan sebagai
berikut:
a. Input Data
Proses input data dilakukan dengan memasukkan
informasi yang terdapat di dalam Arsip, berupa nomor,
pcrihal, jumlah lampiran, jenis Arsip, hasil scanning,
lokasi penyimpanan fisik Arsip, jangka waktu
penyimpanan, dan kata tangkap Arsip. Dalam proses
input data, yang harus di hindari adalah penggunaan
ka la singkatan yang tidak umum, kesalahan
pcngetikan, dan penulisan kalimat yang tidak lengkap.
Hal ini akan mengakibatkan sulitnya penemuan kembali
Arsip.
b. Pengelompokan Arsip
Pengelompokan Arsip Elektronik dilakukan pada saat
proses input data berlangsung dengan memperhatikan
jerns dan media Arsipnya. Pengelompokan secara
elcktroriik dapat dilakukan secara otomatis pada waktu
proses input data berlangsung, Arsip dengan sendirinya
akan mengelompok dan tentunya hal mi akan
Penerapan sistem pemberkasan Arsip Elektronik dilakukan
menggunakan sistem informasi. Pada dasarnya tidak jauh
berbeda dengan sistem pemberkasan pada Arsip bentuk
kertas, tetapi yang menjadi perbedaan mendasar adalah
pemberkasan Arsip dapat secara langsung dilakukan ketika
proses input data berlangsung.
Jenis Arsip Elektronik yang dikelola dilingkungan
Kemenlcrian Perdagangan, meliputi:
a. Arsi p hasil alih media melalui proses scanning;
b Arsip audio;
c. Arsip audio visual;
d. Arsip foto; dan
d. Arsip citra digital.
d. memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
-- 52 of 98 --
pcnggunaannya.
mcningkatkan efisiensi waktu dan efektifitas proses
pcncariannya.
c. Sistcm penyimpanan dan temu balik Arsip Elektronik
Proses data penyimpanan secara sederhana adalah data
disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis
informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu Arsip
atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang
diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori
dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media
yang bersangkutan. Hal yang penting didalam
pcngelolaan Arsip Elektronik adalah pemberian label
nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya
dilakukan pada direktori atau nama file dan media
pcnyimpanan. Pemberian label nama baik yang bersifat
ekstcrnal maupun internal secara standar, terpadu, dan
konsisten akan memudahkan penemuan kembali
informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan
pengguna untuk mengatur sistem pengindeksan
sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan
kcmbali fisik disket.
d. Pemcliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik
Inforrnasi yang terdapat dalam Arsip Elektronik dapat
dcngan rnudah diubah, dimodifikasi, dihapus baik
secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh
brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab
seperti virus yang merusak boot sector atau file. Hal
yang dilakukan dalam pemeliharaan dan perlindungan
Arsip Elektronik adalah melalui proses back up dan
disimpan pada tempat penyimpanan yang berbeda
namun rnudah ditemukan bila diperlukan. Selain itu
media penyimpanannya harus diperhatikan seperti
kapasitas penyimpanan, ketahanan media, dan mudah
-- 53 of 98 --
Silt11u,.!I .t1s10 q&.\ntunu
,•nl,J(lt\
c) menyiapkan pelabelan sekat, memberikan
identitas pada sekat sesuai Klasifikasi Arsip
yaitu masalah pada sekat primer, sub masalah
pada sekat sekunder, dan sub-sub masalah
pada sekat tersier.
1 I..... .) •• .J ... t
~ ~" ... n I H
--1 :.---- ~:-:-:- .. :..--
---;~~-:__-_ ---• ~- -=..:::.___ ----
SJ•·,, ... u '1[11',.; .!•·,
I .,
2. Alur proses pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif di
Unit Pengolah
a. membuat perencanaan pemberkasan yang meliputi:
1) identifikasi Arsip-Arsip yang akan tercipta dari
pelaksanaan kegiatan unit kerja selama 6 (enam)
bulan yang dituangkan kedalam daftar identifikasi
Arsip yang akan tercipta.
2) mempersiapkan peralatan pemberkasan yaitu:
a) menyiapkan folder yang akan digunakan
untuk penempatan Arsip yang diberkaskan.
b) menyiapkan sekat (guide) yang terdiri dari
seka tprimer, sekat sekunder, dan sekat
tersier.
'
........ _";'.;
L----
I CJ
I_~-..::-
i CJ
l=
I
11 i 1
,1: pi Ii
'r
I
~-----
------ ""' ~--
B. Penyimpanan Arsip Aktif
1. Penyimpanan Arsip Aktif ke filing cabinet sebagai berikut:
-- 54 of 98 --
d) menyiapkan filing cabinet, menyiapkan filing
cabinet yang akan menjadi tern pat
penyimpanan Arsip. Di dalam filing cabinet
ditempatkan sekat primer, sekat sekunder,
dan tersier secara berurutan.
c) menyiapkan formulir tunjuk silang.
Tunjuk silang digunakan jika Berkas Arsip
berkaitan dengan Berkas Arsip yang lain
namun berbeda tempat penyimpanan karena
berbeda fisik Arsipnya dan tidak bisa
disatukan karena ada perbedaan istilah yang
mempunyai subyek sama.
f] menyiapkan formulir out indicator, sebagai alat
penanda ketika ada Arsip yang sedang
digunakan dari filing cabinet.
b. mclakukan pemberkasan Arsip Aktif, dengan langkah
scbagai berikut:
1) menerima dokumen/ Arsip dan membaca tanda
perintah "file' atau "simpan" yang diberikan oleh
pejabat eselon II dan/ atau eselon III;
2) memeriksa ketepatan substansi berdasar pada ha!
atau masalah Arsip yang akan diberkaskan serta
memeriksa kelengkapan Arsip;
3) meregistrasi Arsip kedalam format yang sesuai
dengan daftar Arsip Aktif;
4) menyortir dan memisahkan jika terdapat non Arsip
dan duplikasi yang berlebihan;
5) memasukan Arsip kedalam folder dan disusun
secara berurut sesuai kronologis waktu, dimulai
dengan Arsip tertua berada paling belakang;
6) menuliskan judul Berkas (lndeks) yang berisi kata
langkap dan Kode Klasifikasi berkas pada kertas
label dan melekatkannya pada tab folder;
7) membuat dan mengisi formulir Tunjuk Silang
a.pabila diperlukan;
-- 55 of 98 --
sarana peminjaman Arsip di sentral Arsip Aktif; dan
6) memastikan keutuhan Arsip yang disimpan secara
berkala sesuai dengan daftar Arsip Aktif.
d. memberikan persetujuan rancangan daftar Arsip Aktif
yang meliputi daftar Berkas dan daftar isi Berkas;
e. menyampaikan daftar Arsip Aktif secara berkala setiap 6
(enam) bulan sekali kepada Unit Kearsipan;
f. membuat formulir peminjaman Arsip sebagai sarana
peminjaman Arsip di sentral Arsip Aktif; dan
g. memastikan keutuhan Arsip yang disimpan secara
berkala sesuai dengan daftar Arsip Aktif.
4) menyampaikan daftar Arsi p Aktif secara berkala
setiap 6 (enam) bulan sekali kepada Unit
Kearsipan;
5) membuat formulir peminjaman Arsip sebagai
penambahan Arsip.
c. menata Berkas Arsip dan menyimpannya kedalam filing
cabinet
Sesuai dengan daftar Arsip Aktif, dengan langkah
se bagai beriku t:
1) menata sekat pada filing cabinet secara berurutan
dimulai dari sekat primer, sekat sekunder, dan
sekat tersier;
2) menyimpan Berkas Arsip ke dalam filing cabinet
dan menempatkannya di belakang sekat sesuai
dengan Klasifikasi Arsip yang dicantumkan pada
tabel folder;
3) memberikan persetujuan rancangan daftar Arsip
Aktif yang meliputi daftar Berkas dan daftar isi
Berkas;
melakukan pembaruan
Arsi p Aktif dan
data jika terdapat
daftar menyempurnakan 10)
8) membuat daftar Arsip Aktif yang meliputi daftar
Berkas dan daftar isi Berkas;
9) memastikan kelengkapan Berkas Arsip sesuai
dengan daftar identifikasi Arsip yang akan tercipta;
-- 56 of 98 --
C. Pelayanan Berkas
Pelayanan Berkas merupakan kegiatan penemuan kembali Berkas
dan proses administrasi peminjaman dan pengembalian Berkas
Arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Langkah yang perlu
dilakukan dalam layanan Berkas meliputi:
1. Penemuan Kembali Berkas Arsip
Penemuan kembali Berkas biasanya dilakukan atas dasar
permintaan dari pihak pengguna, yaitu pejabat atau unit
kerja. Permintaan Berkas akan menyebutkan unsur-unsur
keterangan Berkas surat yang diinginkan, antara lain Indeks
Berkas, subyek, tanggal, dan nomor surat, kode, dan lainnya
atau hanya sebagian dari unsur keterangan tersebut.
Dilokasi penyimpanan (seperti filing cabinet) akan terlihat
judul subyek dan kode sebagaimana ditetapkan dalam Pola
Klasifikasi Arsip pada tab guide dan tab folder sebagai tanda
pengenal himpunan Berkas, sehingga dapat diketahui dan
ditemukan keterangan sesuai yang diinginkan tersebut.
2. Pengendalian Berkas Arsip
Setelah ditemukan Berkas yang diinginkan kemudian
dilakukan pengambilan Berkas di tempat penyimpanan
tersebut sesuai dengan kebutuhan dan dilakukan
pengendalian. Pengambilan dan pengendalian Berkas dapat
dilakukan dengan menggunakan sarana out folder, outguide,
outsheet, formulir pinjam Berkas, dan tickler file:
a) out folder/folder keluar, digunakan sebagai pengganti
Berkas yang terdapat dalam folder yang diambil untuk
peminjaman Berkas;
b) outguide/ sekat keluar, digunakan sebagai pengganti
Berkas yang disimpan dalam beberapa folder yang
diambil untuk peminjaman Berkas;
c) outsheet/lembaran keluar, digunakan untuk mencatat
Berkas yang diambil atau dipinjam baik dalam satu
folder ataupun beberapa folder;
d) formulir pinjam Berkas, digunakan untuk pengendalian
Berkas yang dipinjam; dan
-- 57 of 98 --
II. PROGRAMARSIP VITAL
A. Umum
1. Pimpinan Pencipta Arsip wajib menunjuk Arsiparis atau
petugas pengelola Arsip Vital melalui surat tugas.
2. Dalam hal pelindungan dan pengamanan, pemulihan Arsip
Vital dilaksanakan oleh masing-masing pengelola Arsip Vital
yang berada di central file pada Unit Pengolah bekerja sama
dengan Unit Kearsipan.
3. Program Arsip Vital di lingkungan Kementerian dilaksanakan
secara berkesinambungan antara Unit Pengolah (selaku
pengelola central file di lingkungan unit kerjanya) dan Unit
Kearsipan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. central file di Unit Pengolah setiap Sekretariat Jenderal,
Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, atau Badan
bertugas mengelola Arsip Vital dari bagian atau bidang di
lingkungannya;
Formulir pinjam Berkas yang disimpan pada tickler file dapat
menunjukkan Berkas apa saja yang dipinjam dan kapan
Berkas tersebut harus dikembalikan. Apabila terdapat
Berkas yang batas tanggal pengembaliannya sudah selesai
dan belum dikembalikan perlu dilakukan pengecekan kepada
pejabat/unit kerja peminjam untuk dikonfirmasikan lebih
lanjut dan segera mengembalikannya. Untuk Berkas yang
selesai dipinjam dan dikembalikan dilakukan pengecekan
sesuai dengan catatan peminjaman. Pengembalian Berkas
sesuai dengan lokasi atau tempat peny1mpanan semula
diikuti penarikan sarana pengambilan dan pengendalian
Berkas.
Pengontrolan dilakukan untuk mengetahui dan
mengamankan keberadaan Berkas yang dipinjam. Untuk
mengetahui keberadaan Berkas yang di pin jam perlu
dilakukan pengecekan terhadap saran a pengendalian.
e) tickler file, digunakan untuk menempatkan formulir
pinjam Berkas agar dapat diketahui Berkas yang
dipinjam dan tanggal pengembaliannya.
3. Pengontrolan Berkas Arsip
-- 58 of 98 --
C. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana yang digunakan dalam melaksanakan
Program Arsip Vital terdiri atas:
1. Ruang Penyimpanan
Ruang penyimpanan Arsip Vital di setiap Unit Pengolah dan
Unit Kearsipan menyatu dengan ruang central file.
2. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Vital,
memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya
tahan paling sedikit 4 jam kebakaran), kedap air, dan dapat
dikunci.
3. Horizontal Cabinet
Horizontal cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip
Vital berbentuk peta atau rancang bangun, memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan
sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air,
dan dapat dikunci.
B. Sumber Daya Manusia Pengelola Arsip Vital
Sumber daya manusia Kearsipan pengelola Arsip Vital di
lingkungan Kementerian yaitu Arsiparis atau pengelola Arsip yang
diberi kewenangan untuk mengelola central file dan mengelola
Arsip Vital di Unit Pengolah dimana Arsiparis atau pengelola Arsip
tersebut ditempatkan. Sumber Daya Manusia pengelola Arsip Vital
selain mengelola Arsip Vital juga wajib melaporkan setiap adanya
penambahan ataupun pengurangan Berkas Arsip Vital yang ada di
Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan dengan melampirkan daftar
Arsip Vital yang dikelola.
b. central file di lingkungan Unit Pengolah pada unit
pelaksana teknis setara eselon III mengelola Arsip Vital
dari bagian atau bidang di lingkungannya; dan
c. central file di lingkungan Unit Pengolah pada unit
pelaksana teknis setara eselon IV mengelola Arsip Vital
dari subbagian atau sub bidang di lingkungannya.
-- 59 of 98 --
No JENIS TING KAT KU RUN MEDIA JUMLAH JANGKA LO KASI METODE KET
ARSIP PERKEMBANGAN WAKTU SIMPAN SIMPAN PELINDUNGAN
a b c d e f g h i j
DAFTARARSIP VITAL
UNIT KERJA
4. Mini Roll O'Pack
Mini roll o'pack adalah sarana untuk menyimpan Berkas
perorangan, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar
(memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam
kebakaran), kedap air, dan dapat dikunci.
5. Pocket File
Pocket file adalah sarana untuk menyimpan Arsip Vital yang
bermediakan kertas, terbuat dari karton manila dengan
bentuk seperti map menyerupai amplop besar.
6. Untuk Arsip Vital non kertas penyimpanannya menggunakan
tempat penyimpanan yang bebas medan magnet terutama
untuk jenis Arsip Elektronik atau magnetic serta memiliki
pengatur suhu yang sesuai untuk jenis media Arsip.
7. Kertas Label
a. kertas label merupakan kertas stiker yang digunakan
untuk menuliskan Indeks atau judul Berkas Arsip Vital
untuk dilekatkan pada pocket file; dan
b. label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas
baik dan berwarna terang sehingga tidak mudah rusak
dan mudah dibaca.
8. Daftar Arsip Vital
Daftar Arsip Vital yang dibuat harus seragam demi tertibnya
pengelolaan Arsip di lingkungan ANRI, dengan format
sebagaimana berikut ini:
-- 60 of 98 --
b. Nama peminjam
c. Jenis Arsip
d. Kode Arsip
(diisi dengan nomor urut Arsip Vital yang keluar
dari tatanan penyimpanan)
(diisi dengan nama peminjam Arsip Vital)
(diisi dengan jenis Arsip Vital yang dipinjam)
(diisi dengan kode Arsip Vital)
Keterangan:
a. Nomor
NO NAMA JENIS KODE TGL PARAF TGL PARAF
a b c d e F g h
CONTOH
OUT INDICATOR
9. Out Indicator
Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai
adanya Arsip yang keluar dari tatanan penyimpanan filing
cabinet dalam bentuk formulir.
( diisi dengan informasi spesifik yang
belum/tidak ada dalam kolom yang
tersedia)
jenis metode
sesuai dengan
media rekam yang
{diisi dengan nomor urut Arsip
Vital).
(diisi dengan jenis Arsip Vital yang
telah di data).
(diisi dengan tingkat perkembangan
Arsip Vital)
(diisi dengan tahun Arsip Vital
tercipta)
(diisi dengan jenis media rekam
Arsip Vital)
(diisi dengan banyaknya Arsip Vital
missal 1 (satu) Berkas)
(diisi dengan batas waktu sebagai
Arsip Vital)
(diisi dengan tempat Arsip Vital
terse but)
(diisi dengan
pelindungan
kebutuhan
digunakan)
j. Keterangan
Keterangan:
a. Nomor
b. Jenis Arsip
c. Tingkat perkembangan
d. Kurun waktu
e. Media
f. Jumlah
g. Jangka simpan
h. Lokasi simpan
i. Metode pelindungan
-- 61 of 98 --
D. Prosedur Pengelolaan
Prosedur pengelolaan Arsip Vital bertujuan untuk memandu
penUntuk pekerjaan kepatuhan dan dispute, rujuk teks asli Bahasa Indonesia.
Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 48 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Perdagangan
tentang ARSIP
Emerhub adalah penyedia jasa korporat berlisensi di Indonesia. Kami menangani pendirian PT PMA, pengajuan NIB OSS, izin sektoral, LKPM, dan semua kepatuhan yang dipicu oleh Other 48/2022. Dapatkan penawaran spesifik untuk situasi Anda.
Format sitasi untuk legal brief, paper akademik, atau artikel jurnalisme.
Teks dipotong pada ~80 ribu karakter agar muat di halaman. Untuk teks lengkap, lihat PDF resmi.